Una auditoría metódica de estos activos empresarios son necesarios para reducir pérdidas; cuáles son los errores más comunes que se cometen a la hora de realizar los inventarios

Los inventarios en las compañías representan uno de sus principales activos. Su adecuada gestión es fundamental para evitar pérdidas. Conocer cuáles son los puntos de control que las empresas deben ejercer sobre los procesos que incluyen inventarios, y tener conocimiento de los errores más comunes, es fundamental cuando se realizan controles sobre los mismos.

Al referirse a listados de productos terminados es important diferenciar el de las mercancías mantenidas en despósito respecto del de las que son almacenadas en sucursales comerciales, ya que los riesgos varian significativamente. En primer lugar se deben tener en cuenta algunos peligros generales relacionados con el manejo de productos termiandos y otros vinculados con los depósitos; también se debe considerar las sucursales comerciales, En cuanto a las mercaderías, se debe:

• Verificar que personal que tiene accesos físico a los bienes no pueda realizar ajustes de inventario sin supervisión de terceros sectores.
• Impedir que los informes de recepción, una vez ingresados al sistema sean modificados con porterioridad. Si se permite su modificación posterior se podrían realizar cambios  en y de esta forma alterar documentos y desviar bienes.
• Chequear que todo remito por salida de mercaderías esté facturado. este control lo debería proveer el sistema  o realizarse manualmente.
• Ver que la empresa use el método de primero/entrado-primero/salido para evitar la obsolescencia.
• Verificar la existencia de los bienes con escasa rotación (ejemplo sin ventas en los últimos12 meses) y evaluar si deben ser desvalorizados y/o si realmente existen;
• Revisar, para una muestra de bienes, su estado de mantenimiento.
• Evaluar si la empresa vendió bienes por debajo de su precio de costo (puede ser un indicador de inventarios sobrevaluados o que la compañía sufrió  algún tipo de fraude o irregularidad).

En cuanto a los inventarios, se debe verificar la política de seguros. En épocas de inflación, las empresas no acutalizan el valor de sus seguros, y ante robos o incendios, las pérdidas pueden ser cuantiosas.

Si hay bienes en dépositos de terceros, hay que prestar especial atención a su antigüedad. En ocaciones  son mantenidos fuera de la organización para evitar controles o que sean desvalorizados. En estos casos, más álla de su sugnificación deberían ser verificados o vía sistemas controlar la rotación de los mismos.

Más estrictos Los bienes de mayor valor por su tamaño sean de más difícil control deben pasar por una revisión más estricta. Algunas veces, se destinan espacios precisos con responsabes específicos dentro del depósito para ejercer mayor sobre estos bienes.

Al realizar inventarios es importante que sean sorpresivos y verificar si existieron movimientos inusuales de mercadería antes y después de la toma de los mismos ya que, si son programados, los responsables de los mismos pueden confeccionar remitos ficticios para ajustar el stock, que luego del conteo son revertidos y de esta forma los faltantes no son detectados. Por está razón es fundamental monitorear los movimientos atípicos en forma previa y posterior.

en el caso de que las empresas tengan sucursales comerciales, adicionalmentea los controles mencionados, es importante tener presentes las siguientes precauciones:

• Verificar; en forma previa y postrior a la toma, todo movimiento inusual de mercadería, por ejemplo si la sucursal ha realizado ajustes de stock, remitos o facturado bienes a clientes ficticios, que luego regulariza con notas de crédito.
• Chequear cómo se resguardan los productos de mayor valor y/o de tamaño reducido para evitar de que los mismos sean sustraídos. Por ejemplo supermercados muchas veces ponen cerca de las cajas productos caros y de tamaño reducidos para evitar robos.
• Verificar las condiciones de seguirdad de los productos y su disposición para que no representen un riesgo de accidente para los clientes y personal de la firma.
• Controlar, si los locales son a la calle, que existan controles operativos para evitar robos y/o saqueos.

Tal como se puede observar, la realización de adecuados controles es fundamental para que las compañías eviten pérdidas o reduzcan las mismas a rangos tolerables para que no afecten el desempeño  de la firma. La toma de conciencia por parte de la dirección de la empresa es clave para evitar pérdidas innecesarias.

 

Fuente: LA NACIÓN